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エクセルの初心者にまず覚えさせるべきことまとめ  
2008.08.01 (Fri)
Excelというソフトは奥が深いもので、
ショートカットキーを覚えたり関数を覚えたり、
使い込めば使い込むほどに効率アップできるようになってくる。

しかし、自分が便利なショートカットをいろいろ覚えて
うはーオレってばプロってるぜっていう状態になると、
パソコン操作にあまり慣れていないような人に対して、
何から教えていいかわからなくなりがち。

今回は、エクセル初心者を脱初心者にしてあげるために
早めに覚えさせておくべきことをまとめておく。

目安としては、アシスタントのイルカを別のキャラに変えて楽しんだり、
じっと待ってイルカの挙動を楽しんだりしている頃のユーザが対象だ。

さらっと説明していくので、知らないのがあったら
自分で試しながら覚えてください。


◆フィル

セルの右下にカーソルを持っていって「」になるところで
ドラッグすると、連続データを簡単に作れる。
[1日][2日][3日]・・・みたいなデータを作るときに重宝。


◆ウィンドウ枠の固定

例えば、シートの1行目に各列の項目名が書いてある場合、
2行目の左端のセルで[ウィンドウ]>[ウィンドウ枠の固定]をすると、
シートをずっと下のほうに動かしていっても
1行目の項目名が隠れずに見えたままになる。

これも初期の作業効率を大きく左右する。


◆複数の列の幅をまとめて調整

エクセルの列の幅はマウスのドラッグで簡単に調整できるが、
複数の列を選択した状態で列の幅を調整すれば、
選択されている全ての列の幅が一緒に変更される。

行についても全く同じ。


◆表示形式を「文字列」にする

[007]の先頭の[00]が勝手に消えた!
[6/4]が勝手に[6月4日]に変換される!なんて場合。

入力したままのデータを表示させたいときは、
右クリック>[セルの書式設定]から表示形式[文字列]にすればいい。

あるいはセルの先頭に「'」を入力しても文字列表示にできます。


◆文字をセルの枠内に収める

長い文なんかを入力するときに、
そのまま入力すると、横にだら~っと長くなって
見栄えがよくなかったり、印刷に困ったりする。
そういうときは、右クリック>[セルの書式設定]から[配置]
[折り返して全体を表示する]とか
[縮小して全体を表示する]を試してみよう。

あるいは、文字が右のセルにはみ出すのが気にくわない場合は、
その右のセルに何かデータを打ち込めばいいので、
何も入力したくないときは、「スペース」を打ち込んでおこう。


◆計算結果のみをコピーする

セル[A1]と[A2]の足し算の結果を[A3]に表示させているとき、
[A3]を普通にコピーしようとすると、計算結果の数値でなくて、
その計算式ごとコピーされてしまう。

計算結果の値のみをコピーしたいときは、
貼り付けの際に、右クリック>[形式を選択して貼り付け]を選び、
[値]にして張り付ける。


以上、知っていると便利なエクセルの11のショートカット
インスパイヤされたエントリーでした。

せっかくなので、自分のお気に入りTipsも紹介しておこう。


●[ctrl] + [D]

たった3秒のパソコン術で知ったやつ。
上のセルのデータをコピーして貼り付け。
左のセルのデータを貼り付けたいときは、[ctrl] + R


●[shift] + [ctrl] + [+]

セルの挿入。
[shift] + [スペース]で行を選択した後にすれば行の挿入。
[ctrl] + [スペース]で列を選択した後なら列の挿入。


●DATEDIF関数

生年月日から年齢を計算できる関数。
↓こちらを見るのがわかりやすいかな。
生年月日から年齢を計算-DATEDIF関数


●何でも図に変換する技

適当にコピーしたものを、オートシェイプか何かの図の上にペーストすると、
コピーしたものが図に変換されて貼り付けられる。

エクセルのセルを利用して作ったグラフなど、
図にすれば大きさを自在に変えられるようになるし、
別のスライドファイルとかに貼り付けるのも楽になる。
やってみやってみ。


でも、きっと人生にショートカットはないんですよね。


※追記

↓こちらのまとめも素晴らしいので、合わせて読みましょう。
第97回 これだけは押さえておきたいエクセルの知識  前編


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