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はじめてのGTD  
2009.01.10 (Sat)
百式管理人の田口様より、
訳書『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』いただきました。
あざっす!!

gtd01.jpg


年末から年始にかけて夢中で読みふけりました。
いやぁ、今までGTDってもんを、実は全くわかってなかったんだなぁと(汗)

GTD(Getting Things Done)とは、その名の通り、
あらゆるやるべきことをきちんとこなすための体系だった方法論のこと。

以下の文章にハッとさせられる部分のある人には、特に有益なものであるはず。

どんなビジネスパーソンでも、やるべき仕事を確実にこなしたいと思っている。しかし、1日の仕事が終わったあとに、かけるべき電話がかけられず、引き継ぐべきタスクが引き継がれず、会議や話し合いで決められたことがきちんとフォローされておらず、果たすべき責任が果たされず、処理すべきメールが何十通も放置されていることを、彼らは知っているのである。こうしたビジネスパーソンの多くが一応の成功を収めているのは、オフィスや書類カバンの中に放置されている問題以上に多くの困難をかろうじて解決し、ひとつでも多くのチャンスをなんとかものにしているからにほかならない。しかし、仕事も人生のスピードもどんどん速くなっている現代においては、この状態をいつまで続けられるかははなはだ疑問である。



本格的なGTD導入の具体的な流れは本書を見てもらうとして、
ここでは、GTD的に超重要だと思われるポイントを3点にしぼって紹介。


1. 頭の中の「気になること」を全て外に出す

これが最大のポイントじゃなかろうか。

ほとんどの人は、脳の短期記憶に抱えきれないぐらいの「やりかけの仕事」を溜め込んでいる。たとえるならばメモリの容量ぎりぎりまで使い切ったパソコンで作業をしているようなものだ。そのため脳に負荷がかかって集中できず、常に気が散ってしまう。


とにかく気になっていることを一度全て書き出す。
本書ではこの作業を「収集」と呼んでいるが、この収集を最初に行う場合には、
長ければ6時間程度もかかるものだという。
それほどに人は、常に頭のすみでいろんなことを気にかけながら生活しているわけだ。
それらを全て頭の外に出すことで、頭の中をすっきりきれいにすることが
ストレスフリーのための第一ステップだということである。

本書には、ご丁寧に「済んでないこと」を思い出すためのきっかけ作りに使える
「トリガーリスト」なるものまでついているからありがたい。


2. To Doリストには、「次にとるべき物理的な行動」を載せる

私がこれまで見てきたTo Doリストの多くは、やるべきことを単に羅列しただけで、実際に必要な作業を書いたものにはなっていない。それらは、さまざまな未解決事項の部分的な覚え書きでしかなく、求めるべき結果や次の具体的な行動への変換作業ができていないのである。


「友人Yへの誕生日プレゼントを決める」というのは、物理的な行動ではない。

実際に次にとる行動は、「A店とB店で友人Yのプレゼントを探す」かもしれないし、
「友人Yに電話して、欲しいものがないか、さぐりを入れる」かもしれない。
To Doリストには、そういう具体的な行動を載せなければならないということだ。

そのために、まず「収集」した全ての事柄について、
「求めるべき結果」と「そのために必要な具体的な行動」を考えるのである。


求める結果に至るまでに複数の行動が必要な事柄のことを
本書では、個々のタスクと区別して「プロジェクト」と呼んでいる。

たとえば、ノートパソコンを買うにしても、実際の購入に至るまでに、
スペックごとの相場の把握

資金計画

購入機種の検討

購入店舗の検討

購入
といった過程で複数の行動が必要であれば、
それを「ノートパソコン購入プロジェクト」として、
To Doリストと別の「プロジェクトリスト」に加えておく。

そしてTo Doリストには、「価格.comで相場を調べる」というような
次にとるべき具体的な行動をその都度加えていくのである。


3. 適切なタイミングでレビューする

あなたの家に電池の切れた懐中電灯はあるだろうか。その懐中電灯の電池を交換しないといけないと思い出すのはいつだろう。言うまでもなく、その懐中電灯を目にしたときであろう。これはよく考えると、かなり間抜けなことだ。心に多少なりとも分別があるのなら、お店で電池を売っているのを見たときに思い出すべきだろう。


どんなに立派なプロジェクトリスト・To Doリストができても、
それを適切なタイミングでレビューできなければ意味がない。

そのために、To Doリストは、その行動をする際の状況別にまとめておく
(「@パソコン」「@買い物」など)。

プロジェクトリストについては、週に1度の「週次レビュー」で確認し、
何ができていて、何ができていないかを把握するべし。

また、特定の日付に思い出したいことは、
カレンダーや備忘録ファイルをリマインダーとして使うことで、
思い出したいタイミングで思い出せるようにしておくべし。


1. 頭の中の「気になること」を全て外に出す
2. To Doリストには、「次にとるべき物理的な行動」を載せる
3. 適切なタイミングでレビューする


ちょうど年の初めのいいタイミングなので、
さっそく今月からこのGTDを実践してみることにする!

ようやくcheckpadの正しい使い方がわかったかも・・・。



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